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Todo sobre la administración de alumnos

Todo sobre la administración de alumnos


Use este artículo para ayudarle manejar las cuentas de alumnos dentro de su solución de Rosetta Stone®. Seleccione una de las siguientes opciones para comenzar.  

Realizar cambios a las cuentas de alumnos


Cambiar el plan de estudio de un alumno
Cambiar el idioma de un alumno


Cambiar el plan de estudio de un alumno
 
Para asignar un nuevo plan de estudio a un alumno:
 
1. Inicie su cuenta de administrador de Rosetta Stone con su nombre de usuario y contraseña.
 
2. Haga clic en el enlace "Iniciar Rosetta Stone Manager" lo que abrirá en una nueva ventana. De esta ventana, use el botón "Buscar" que está localizado en la parte derecha de la pantalla para encontrar el alumno.
 
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3. Una vez que haya usado los filtros de búsqueda, haga doble clic sobre el nombre del alumno. Ahora debería ver una ventana emergente llamada "Datos del alumno".
 
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4. Localice la sección de Plan de estudio y haga clic en "cambiar" al lado del nivel de que necesita cambiar el plan de estudio.
 
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5. Asegúrese de que la casilla "Utilizar preseleccionado" no esté marcada.
 
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6. Seleccione el plan de estudio que desea y haga clic en "Aplicar"
 
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7. Repita los pasos 4 a 6 para los niveles adicionales si es necesario.
 
8. Cuando usted termine de asignar el plan de estudio para cada nivel que desea, haga clic en "Guardar cambios" en la parte inferior de la página de datos del alumno.
 
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Cambiar el idioma de un alumno
 
Para asignar un idioma y plan de estudio a un alumno, ingrese a su cuenta de administrador en el Rosetta Stone Manager con su nombre de usuario y contraseña.
 
Haga clic en el enlace "Iniciar Rosetta Stone Manager" lo que abrirá en una nueva ventana. De esta ventana, use el botón "Buscar" que está localizado en la parte derecha de la pantalla para encontrar el alumno.
 
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Una vez que haya usado los filtros de búsqueda, haga doble clic sobre el nombre del alumno. Ahora debería ver una ventana emergente llamada "Datos del alumno".
 
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Localice la sección de idioma y haga clic en "cambiar".
 
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Una ventana emergente aparecerá con una notificación que solo puede cambiar el idioma del alumno una vez. Para continuar con el cambio de idioma, haga clic en "Sí". 
 
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Seleccione el idioma deseado y haga clic en "Aplicar"
 
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La pantalla volverá a la sección de datos de alumno. Para guardar los cambios, haga clic en el botón "guardar cambios" que está localizado en la esquina derecha inferior de la ventana.
 


Manejar las cuentas de alumnos

 
En el siguiente artículo puede aprender cómo manejar y darle seguimiento a las cuentas de alumnos facilmente.

 
Crear una lista inteligente
 
Listas inteligentes le permiten a un administrador manejar alumnos y generar informes con mayor facilidad. Un administrador puede crear, ver, y editar sus propias listas inteligentes. Esta lista es dinámica y actualizará automáticamente cuando los datos de un alumno coincidan los criterios de la lista.
 
1. Haga clic en "Listas de alumnos" en la pestaña "Alumnos". Esta es la página predeterminada después de iniciar el Rosetta Stone Manager.
 
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2. Desplace el mouse sobre el botón "Añadir" que está localizado al lado de las listas de alumnos y seleccione "Nueva lista inteligente" en el menú desplagable.

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3. Haga clic en "Editar parámetros"
 
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4. Haga clic en la flecha abajo al lado de "Nombre" para encontrar todos los criterios disponibles para crear la lista inteligente.
 
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5. Haga clic en "Agregar criterio de búsqueda" para introducir varios criterios de búsqueda.
 
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6. Haga clic en "Mostrar alumnos" para ver los resultados en la parte izquierda de la pantalla.
 
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7. Puede nombrar su lista y guardarla al hacer clic en el botón "Guardar y cerrar".
 
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8. Ahora, puede encontrar la nueva lista inteligente en la página de listas de alumnos.
 
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9. Puede acceder, editar, eliminar, y exportar la lista con el uso de los iconos que están localizados en la misma línea.

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Añadir o eliminar las cuentas de alumnos
 
Aprende cómo importar alumnos al sistema exitosamente o cómo eliminar alumnos del sistema al seleccionar el artículo correspondiente a continuación.
 
 
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Cómo llenar la Hoja de importación del alumno
 
Nombre de usuarioContraseñaGrupoIdiomaPlan de estudiosNombre/sApellido/sNotasCorreo electrónico
Haga clic aquí para descargar una copia de la hoja de importación del alumno.
 
CAMPOS REQUERIDOS
 
Nombre de usuario: esto puede ser cualquier nombre que usted guste asignar al alumno. Será usado para identificar al alumno y funcionará como información de inicio del alumno. Cada nombre de usuario debe de ser único. 
 
Contraseña: por propósitos de seguridad, la contraseña debe de ser única. Pero también puede usar la misma contraseña para cada alumno en el momento de inscripción, y usted como administrador o el alumno la podrán cambiar más adelante si se está utilizando el programa TOTALe® PRO. Después de configurar la contraseña, no podrá verla de nuevo. Sin embargo, sí podrá restablecerla en cualquier momento si el alumno llega a olvidarla. 
 
Grupo: esto será el nombre del grupo al cual quiere añadir el alumno. Los grupos determinan cómo esta organizado su sitio. Se puede ver cuales grupos están disponibles y también puede encontrar los grupos que tienen idiomas y niveles asignados, al hacer clic en la pestaña titulada “Grupos” localizada en el Rosetta Stone Manager.
 
Idioma: esto será el idioma que el alumno aprenderá en el programa. 
 
Plan de estudios: Rosetta Stone® tiene muchos planes de estudios predefinidos para cada idioma ya precargados a el Rosetta Stone Manager. La mayoría de los alumnos comenzarán en el plan de estudios llamado Estándar (usted puede llenar esta columna con la palabra “Estándar").
 
Nombre/s: esto será el nombre o los nombres del alumno.
 
Apellido/s: esto será el apellido o los apellidos del alumno.
 
Correo electrónico: al ser inscrito el alumno al programa, el/ella recibirá solo un correo electrónico que contiene el url de su sitio, su nombre de usuario y contraseña. Por favor anote que este campo no siempre es un campo requerido.
 
CAMPOS OPCIONALES
 
Notas: este campo de texto libre lo puede usar para incluir cualquier otra información que usted piense que sea distintiva sobre el alumno y que puede ser útil ver en una lista o informe.
 
Para guardar una copia de esta información localmente, haga clic aquí para descargar en versión PDF.

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Lo que puede hacer si los alumnos no importan correctamente
 
Si hace una importación de alumnos sin éxito, se resaltarán en rojo las áreas que contienen errores en la página de asignar datos. Se describen a continuación las áreas en que podrián haber error:
  • Si la caja de grupo está en rojo indica que los grupos listados en el archivo de importación no coinciden con la estructura de grupos que ha sido configurado en el Rosetta Stone Manager. En este ejemplo, el nombre del grupo está mal escrito. Para corregir este error, haga clic en el botón "Asignar" y seleccione el grupo correcto.
  • Si la caja de idioma está en rojo indica que el idioma listado en el archivo de importación no coincide con los idiomas que el Rosetta Stone Manager ofrece. En este ejemplo, el idioma no indica cuál programa de inglés es apropriado para el alumno. Para corregir este error, haga clic en el botón "Asignar" y seleccione el idioma correcto.
  • En la área de "Importar datos", la que contiene la información específica para cada alumno, se resaltarán en rojo los errores. En este ejemplo, los dos alumnos se han asignado el mismo nombre de usuario (lo cual no está permitido por el sistema). Los nombres de usuario deben ser únicos. Para corregir este error, haga clic en la caja roja para cambiar el nombre de usuario.
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También debería considerar los siguientes errores en la área de "Importar datos":
  • Verifique que ha seleccionado los títulos de columnas completamente y correctamente.
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  • Verifique que ha corregido todos los errores, puede ver todas las columnas al desplazarse a la derecha. Estos errores pueden incluir (entre otros), un alumno que tiene una dirección de correo electrónico inválida. 
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Si persiste el error después de seguir estas sugerencias, por favor, no dude en contactarnos por teléfono o también puede someter un caso desde nuestro Portal de soporte.
Cómo desactivar o eliminar alumnos
 
Si un alumno ya no utiliza el programa, puede desactivar el alumno. Si un alumno está desactivado, su cuenta permanecerá en el Rosetta Stone Manager (todavía puede acceder sus informes) pero un alumno desactivado no puede acceder el programa y no está usando una de las licencias del sitio. Al desactivar un alumno, tendrá la opción para reactivarlo en el futuro.
 
Si quiere eliminar el alumno del Rosetta Stone Manager, hay una solución alternativa, puede eliminar la cuenta del alumno por completo. La realización de esta acción se eliminará el alumno y sus datos del Rosetta Stone Manager para siempre. Nunca más podrá ver sus informes o dar acceso al alumno de nuevo. La eliminación de un alumno puede ser útil si usted añadió el alumno por error o se da cuenta después de añadir un alumno que esa persona nunca podrá acceder el programa. Por lo demás, recomendamos que desactive los alumnos en vez de eliminar.
 
Por favor, tenga en cuenta que existen cuentas de Rosetta Stone que no tienen la capacidad de desactivar o eliminar alumnos durante el año. Sin embargo, una vez por año calendario podemos activar la capacidad de desactivar y eliminar alumnos en el sitio por 7 días. Para activar su tiempo de desactivación, el administrador principal (el administrador que use la cuenta de super_admin en el sitio) necesita contactar al Equipo de Soporte Técnico de Rosetta Stone al 1-877-223-9848 o por e-mail al soporteinst@rosettastone.com.
 
Hay dos maneras para desactivar o eliminar alumnos:
 
 

Desactivar o eliminar alumnos de forma individual de la página de "Datos del alumno"
 
Primero, busque el alumno que quiere desactivar o eliminar con el uso del botón "Buscar" que está localizado en la página de "Listas de alumnos" (la primera página que aparece cuando inicia el Rosetta Stone Manager).

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Puede buscar el alumno con el uso de varios filtros (Nombre o apellido, nombre de usuario, dirección de correo electrónico, etc). Busque el alumno con cualquier filtro que quiere usar. Haga clic en el menú desplegable y seleccione el método o filtro que prefiere usar. Ingrese la información necesaria y haga clic en "Mostrar alumnos" que está localizado en la esquina izquierda inferior de la pantalla. Después de encontrar el alumno, haga doble clic en su nombre para ver los datos del alumno.
 
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Puede desactivar el alumno al desmarcar la caja junto a la palabra "Activo". Después de desactivar el alumno, haga clic en el botón "Guardar cambios" que está localizado en la esquina derecha inferior de la ventana.
 
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Puede eliminar el alumno al hacer clic en el botón "Borrar alumno" que está localizado en la esquina izquierda inferior de la ventana. Esta opción eliminará de manera permanente el alumno del base de datos. Para finalizar la función de borrar, una notificación aparecerá para preguntarle si está seguro de que desea borrar el alumno. Para confirmar tiene que escribir la palabra "BORRAR". Esta es una función de seguridad que impide la eliminación de un alumno por error.
 
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Desactivar o eliminar varios alumnos con el uso de la función de operaciones por lotes
 
Puede desactivar o eliminar varios alumnos con el uso de la función de "Operaciones por lotes". Para hacer esto, primero necesita crear una lista inteligente o una lista personalizada que contiene todos los alumnos que desea desactivar o eliminar.
 
Haga clic en el botón "Operaciones por lotes" que está localizado en la columna derecha de la página de "Listas de alumnos"(la primera página que aparece cuando inicia el Rosetta Stone Manager).
 
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Haga clic en el botón "Seleccionar una lista de alumnos" y seleccione su lista de las listas disponibles. Una vez que haya seleccionado una lista, puede seleccionar la opción "Activar/Desactivar/Borrar alumnos" de la caja de opciones en la parte izquierda de la pantalla, después seleccione "Desactivar" o "Borrar" de las opciones a la derecha. Una vez que haya seleccionado la opción que quiere, haga clic en "Aplicar a la lista". Si está borrando alumnos, tiene que escribir la palabra "BORRAR" (para prevenir la eliminación de alumnos por error). Cuando termine, usted va a ver una notificación para dejarle saber cuántos alumnos se han desactivado o borrado con éxito.

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